校志略述
一、校志编纂的前期准备工作
■成立机构
3月底成立了3个机构：
校志编纂委员会。由董事长、校长挂帅，院系部主要负责人组成，主要任务是：加强组织领导，负责方向把握、篇目审定、终稿审核等；
校志编纂顾问委员会。由已离校老领导、老同志组成，主要负责提供史实、抢救史料、确认存史等；
校志编纂小组。由校办牵头协调，是一个常设执行机构，负责史料搜集、方案制定、体例设计、篇目安排、具体撰写等。
■开展调研
4月上旬，先后去复旦大学、东华大学学习、调研，收集部分高校的校史、志书参考学习。
■整理史料
4月中下旬，搜集、整理校志所需现存史料。用了一个多月时间，在校档案室熟悉、查阅史料，大多为行政类史料，目前仍在边查边编。
■编写篇目
5月中旬，完成了校志目录的设计编制并送审，5月底最后确认，目前仍在不断修改完善。
■初筛存档
6月，根据校志目录，筛选所需存档，以存档史料为主，不足部分以现存资料整理补充。
■资料长编
6月始，编制资料长篇。资料长编是在志书正式编纂之前，把已搜集齐备的分散资料，按照志书确定的篇目，进行分类、编号、整理、立卡、而成的初步稿本。编写资料长编，能大致看到志书的基本轮廓和雏形，是编纂志书的关键一步。其文字量一般数倍于志书文字量。
我们目前已编制资料长编42套计五六万字。因时间关系，打算省去这一环节。
■框架提纲
6月底，完成了章节提纲，志书框架初步形成。
■方案细分
7月初，将所有章节进行细分，编纂任务分解至院、系、部。
二、校志框架与细分
1.校志编章节的构成
全书共分13编67章326节（每一节篇幅不少于1000字）
第一编学校的发展沿革、第二编学校的组织架构、第三编学校的教学单位、第四编学校的教学保障部门。这四编，是学校的基本情况。
从第五编到第十一编，以7个编目分别介绍学校的人力资源、学生工作、教学改革、科研工作、校企合作与实验实训、对外交流、校园文化等方面的情况。这七编，是学校的分项情况。
第十二编为学校党建工作，第十三编为人物传略。
校志时间断限：初定为2000年至2012年。考虑到两个因素，第一，全书成稿要到2014年底，时限可延至2014年底；第二，校区变迁包括康桥校区和临港校区两个阶段，时限延至2014年底可视为康桥校区志。还有一个考虑，就是本科合格评估的内容可以包括进去了。
2.校志章节的分解
参与单位：35个单位，各单位确定一名撰稿人。
分节撰写：校办44节，组织部22节，工会3节，人事处16节，教务处36节，学生处22节，外办15节，高教所2节，科研处14节，财务处1节，审计处1节，供应处3节，招办2节，毕办2节，督导办1节，资产处3节，信息办7节，团委5节
商学院14节，机电学院13节，新闻学院11节，信息学院12节，外语学院11节，艺术学院12节，护理系7节，基础部9节，思政部4节，继教院4节
图书馆7节，档案室4节，教育服务公司7节，医务室3节，后保3节，基建处7节，车队2节。
三、校志撰写的基本要求
1.了解一些志书的基本知识
■什么是“志”？
志书，是记述一个地方自然与社会的历史与现状的著述。
横排纵述。横排是指按事物的性质横向分类，并列关系；纵述是指以时间为序纵向记述，从事物发端到现在。
■志和史的区别
史远而志近。隔代修史，当代修志。史是后代人写的，志是当代人写的。
史专而志广。史体，通过对历史现象的分析、研究，探索历史发展的客观规律。志体，记载现状，反映规律，只记载不论述。
史简而志繁。“史是一条线，志是一大片”。一般说，史的范围较专、较约，志的范围则较广、较博。史，详古略今，论点集中，具有论述的特点；志，详今略古，分门别类，具有记载的特点。“史为一人写，志由众人成”。史可由一个或数人写成，志则须各行各业，兴师动众，有组织有领导，动员各方力量共同完成。
■志的体例
体例包括结构、体裁与章法3项内容。
结构。“志体”侧重于从横的方面来表现各种事物的广泛性，纵横结合，以横为主。“史体纵看，志体横看”。这就是说，志体的结构象一个共同横断面，形同沙盘。
体裁。包括述、记、志、传、图、表、考、录等。以志为主，各有专用。述，指简述、概述或总述。记，用于大事记，以时系事。传，人物传记，专门用于写人物。图，各种图片、统计图、示意图等。表，各种表格。考，所载资料的考证。
录，附录，系资料辑存。以上诸体分别运用，这是志体的一大特征。
章法。 重在记述，叙而不论。以类系事，横排纵写。志的文体采用记述体，记述文体有6个必要的因素，即：人物、事件、时间、地点、原因和结果。在记述文体中，作者必须直接或间接地交待清楚这6个问题。
2.校志记述体的基本写法
编写校志应坚持求真存实、存史资治的要求, 真实准确地反映学校发展历史, 引出符合学校发展的客观规律, 再现学校的建设发展脉络。志，是为总结经验、探索规律而积累和提供资料的，其本身却无须直接担负总结经验、探索规律的功能。
校志的写法，不同于论著、论文、总结、报告、通讯报道、文学作品、年鉴等体裁，应采用方志记述体。
■要抓住记述事物的发展主线。所谓发展主线，是指事物在发生、发展、转折过程中呈现出的主要历史脉络。如记述教职工，应抓住的发展主线，就是本校教职工人数的发展与素质结构的变化。
■发展主线要连贯而不出现中断。要做到不断主线，也就是记事要完整，记述事物一定要有头有尾，有中间变化。如记述本科生培养方案，假如从2005年到2012年先后修订过4次，那么就要求按时间顺序一次一次记修订的要点，缺一不可，缺一则断线了。不能只记一年、二年之事，更不能笼统说“先后修订过4次”。
■纵述发展脉络要牢牢把握记述文体的要素。记述事件一定要交待清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果，不能采用倒叙或者插叙的写法，不能乱了时序，也不能同时混杂记述两类以上的事物。不要虚写空话套话，通条看不出时间，看不到本校人、事、物，看不到本校、院、系、处、所等制定的文件、政策，所做的工作、开展的活动、获得的殊荣、杰出人物等
■记述时采用“文表结合”的手法。“定性记述”与“定量记述”结合，是志书的基本记述方法之一。这样能做到文述发展规律、表列系统数据。以发展主线的记述而言，记述事物发展的兴衰起伏是定性的记述，那么用统计数据反映兴衰起伏的程度、规模、水平就是定量的记述。不能文表脱离，要文从表出，表随文走。
■只记载，不论述，述而不评。要让事实说话，让资料说话，客观反映本单位的建设发展历史，不作直接的褒贬评价。举凡本单位体制机制、教学科研、学科专业、队伍建设、物质设备等各个方面，事无巨细，只要关系到本单位建设、改革和历史文化发展变化的事件事物，各个门类，各种资料，都在记述范围之内，平列叙事。
■记述事件切勿用模糊的时间和数据。不要用“今年”、“明年”等时间代名词和“目前”、“近来”、“今后”、“几年来”等不确切的时间概念。；无时间的资料是无用的资料；要避免文表不一致。
■要避免出现与文体不符的文字。主要指：解释概念、定义的文字；介绍一般理论性知识的文字；论证、考证性文字；记载专业技术的文字，等等。在记载某项技术的发展进步和达到的科学水平时，一般不记论证的过程，而直接记论证的结论；一般不记载学术著作中已有记载的工艺流程和生产方法，主要应记特有的技术和发明创造的特点、功能及推广后的效益等。因此有必要收集丰富的资料，下功夫进行消化，理清事物发展线索，记下带有质变性的转折阶段的情况和结果，删除记载一般发展过程的文字。
四、解决几个“怎么办”
■问题一：我对来本单位工作前的情况不熟悉怎么办？
志为当代人所写。如果现在还不及时记载知情事件，还不对你不知情的事件进行“抢救性”记载，再过10年20年就更困难了。作为校志撰稿员，一定要有这样的责任心。很多修志者，不一定都事事经历，但只要根据志书框架，按提纲搜寻史料，厘清你所在单位发展脉络，完整记载一件事并不是很困难的。
■问题二：我在撰写过程中感到无从下笔怎么办？
最好的办法就是不急于下笔，先做好资料长编。做资料长编，是修志的必经环节，也是志书编纂的关键一步。所谓长编，就是按志书框架和提纲，对史料进行初步的鉴别取舍和组织整理后所形成的文字，具有“半成品”的性质。如此经过筛选、考订、整理而编成的材料称为资料长编。每位撰稿员都拿到一份编纂任务书，上面都列出章节参考提纲，据此，你要对现存史料进行筛选，按篇、章、节对号入座，再按时间、事件等次序纂辑排列。有比较完整的资料长编，你便不会感到无从下笔了。
■问题三：我手头的史料匮乏怎么办？
搜集史料的途径：校档案室，历年工作总结、领导报告、各类上报材料，单位发展规划及工作计划，向校志顾问委员会老领导求教求证，全局性材料（申报示范性高职院校、申本、申请学士学位授予权、本科合格评估等文件）
■问题四：我对本单位的建设发展脉络把握不好怎么办？
较完整地把握本单位发展脉络，校志撰稿员应有这样的基本意识。有几种方法可以有助于纵述发展脉络：第一、分清本单位的发展阶段。发展阶段一般以某个转折点为标志，这是全局性的。任何局部事件也都会有不同阶段，要抓住其中带有标志性的事件。第二，紧扣本单位制定的重要文件、政策和上级文件、政策的执行，重要工作、重要活动的开展等，按若干年份记重要工作和重要变化，关键是写变化。第三，按本单位（比如院、系、部门）撤并的若干时期，或者学校发展的几个发展阶段，分时期记述期间本单位的工作情况。第四，抓住一件事的起点（源头）、转折点（数个）和终点，进行完整的记述。除了运用上述4种方法纵向记载发展史迹外，还要注意对一些阶段、一些时期发生的事件进行横向的分项记载。
■问题五：我无法处理材料和记事的关系该怎么办？
有了材料，却不知如何将材料写成文字，不少撰稿人都有这样的困惑。其实，相对于写史，写志稍显容易，既不要你去总结经验，也无需你去提炼理念，既不要你去褒贬得失，也无需你去评论是非，只要你客观完整地将一件事记述清楚。前面已介绍了校志记述体的基本写法，还有一些办法有助于变材料为文字。一是做到点、线、面结合。记述一次活动、一项工作的全貌，要注意概出轨迹、概出全貌、概出特点，揭示事物本质。点，就是起点、转折点和终点，点点有交待；线，就是事业事物发展的线索，也称阶段，线线有联系；面，就是横向展开记述方方面面的情况。二是做到详略有致，虽然原则要求详今略古，但也不能畸轻畸重，要注意重要事物的记述不能失之过简。三是处理好相关联系部分的交叉重复，如学校的教育教学与各院（系）的教育教学的交叉，处理原则是把握好各自的记述角度，做好记述内容的分工，详略互见。四是运用纵横向对比，反映事业发展的水平和地位。