毕业年级学生档案整理移交操作要点(辅导员老师操作指南)

时间:2020-06-15浏览:12设置



完整的学生档案包括:高中阶段材料、录取通知书、新生登记表、毕业生登记表、成绩总表、毕业证明、学位证明(本科),如果有些同学在读书期间产生了党团材料、评优材料、社会实践、处分材料、撤销材料,有报到证也请一起放入档案袋。请各位辅导员注意,学校规定处分、撤销材料一定要放入档案袋中。


1. 请辅导员向学生宣传学籍档案的重要性,并向每一位毕业班学生发放《上海建桥学院毕业生档案转递处理告知书》(点击此处可下载pdf版Word版),确保100%知晓。

2. 按班级填写《上海建桥学院2020届本(专)科毕业生档案去向汇总表》(以下简称档案去向汇总表)。请按学号从小到大的顺序排列,签字后与全部档案一起交到综合档案室。

3. 特别留意以下情况的毕业生:每个班级可能都会有当兵休学”“退学”“转班级”“延长学制(留级)”“考研”“出国”“专升本”“正式党员(预备党员)”“上海户籍但身份证号码并非310开头等情况,请各位辅导员务必在“档案去向汇总表”中“备注”一栏注明(非常重要),例如:因预备党员有在学校转正的情况发生,如果需要在学校转正请各位辅导员一定要在备注栏注明预备党员需在校转正暂不寄。

4. 所有同学在“档案去向汇总表”中的“户籍所在地地址”一定要填写原来的户籍地址,特别是外地学生,“户籍所在地”请填写该生原户籍所在地的地址,不要填写考入我们学校后户籍迁到学校后的地址,也就是集体户籍地址(沪城环路1111号)。

5. 档案去向详细邮寄地址信息一栏,请务必让学生提前核实毕业后档案去向的详细地址并填妥,因特殊原因未找到工作等需要档案在校保留两年的请在表格中注明,并尽快在两年内主动把调档函拍照发邮箱da@gench.edu.cn转走档案。请辅导员让学生对自己的相关信息仔细核对确认无误后,在“学生签名确认”一栏亲笔签名。

6. 请于7月10日之前整理、移交完所有毕业生档案。

7. 请各位辅导员在移交档案之前,电话联系吴老师:58138626。

8. 如果该生是上海户籍学生,但其身份证号不是310开头的话,请在其档案袋内放入证明材料。


 

 学校办公室、学生处

 2020年5月28日


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