第一章 总则
第一条 学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一。为了加强学生档案管理，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，现根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，并结合学校的实际情况，特制定本办法。
第二条 学生档案工作由学校综合档案室负责管理，由学生处（学工部）、教务处、组织部、校团委和二级学院（系）等提供档案材料；就业办提供学生档案转递去向。
第三条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，确保学生档案的安全与完整。
第二章 管理职责
第四条 综合档案室的工作职责
一、负责学生档案管理工作，由专人管理学生档案；
二、接待办理学生档案的查、借阅和转递工作；
三、新学期开学一个半月内与二级学院（系）辅导员办理新生档案的移交手续（新生必须签字）；
四、统一部署，指导二级学院（系）完成毕业生档案的整理、归档工作，做好毕业生档案的移交和转递工作；
五、协调处理学生离校后档案的相关事宜。
第三章 档案管理
第五条 学生档案管理人员必须是中共党员。
第六条学生档案材料的归档
一、上海市新生档案和外地新生（自带或邮寄）档案统一由二级学院（系）辅导员移交学生档案室（如外地学生档案未到，也请先移交空袋）。移交时间为；当年入学的10月15日前；
二、毕业生档案由二级学院（系）辅导员按照与学生档案室约定的时间段进行归档。移交时间为：当年毕业年份的6月底前；
第七条 查阅学生档案权限
一、二级学院（系）负责人、辅导员可查阅本学院（系）的学生档案；
二、学生不能查阅本人或其他学生的档案材料，因某种原因需要利用本人档案材料，须提供有关证明和本人有效证件，由学生档案管理员根据证明给予查阅；
三、由于公证、政审或其他工作需要查阅学生档案的，凭该单位出具的有效证明和查档人的身份证，经综合档案室负责人批准后，方可查阅学生档案。
第八条 查阅档案必须在学生档案室进行，不得外借。
第九条查阅、借阅学生档案，必须遵守以下规定：
一、查阅、借阅学生档案必须办理登记手续并及时归还；
二、查阅学生档案不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添；
三、未经许可不得擅自复制，因工作需要要从档案中取证复制的，须经综合档案室批准，由学生档案管理员进行复制并办理相关手续；
四、不得在无关人员中传看，查阅档案后注意保密，违者承担其法律责任。
第十条 学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或个人私自提取学生档案，一经发现违纪违规现象，将追究当事人责任。
第十一条 学生档案袋必须使用学校统一印制的学生档案专用袋。
第十二条 学生档案的存放应以专业班级为单位、以学号为顺序，专柜存放。管理中做好“六防”工作。
第四章 归档材料
第十三条 上海市新生档案和外地新生（自带或邮寄）档案统一由二级学院（系）辅导员移交学生档案室，内容包括：
一、进校前档案（高中档案等）；
二、招考学校的材料；
第十四条 学生在校期间产生的各类材料：
一、新生登记表（学籍卡学生毕业后移交综合档案室）；
二、学生奖惩材料（三好学生、优秀学生、创造发明、国家和上海市奖学金、学生处分决定等）；
三、学生党、团材料（党团申请书、志愿书、优秀团干部等）；
四、学生成绩总表；
五、毕业生登记表；
六、学位授予证明书；
七、学生的体检报告和体育合格表等材料；
八、毕业生就业通知书；
九、其他经学校审定为有必要入档的材料。
以上材料，二级学院（系）辅导员可根据自己的工作情况，随时与学生档案室联系，放入学生专用档案袋内。
第十五条 应归档的学生档案材料，应做到：
一、必须是办理完毕的正式文件材料；
二、必须齐全完整、手续齐备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织章；
三、学生因留级，二级学院（系）辅导员应及时将学生有关档案材料移交学生档案室归档。二级学院（系）和辅导员不得将其材料随意销毁或丢弃。
第五章 档案转递
第十六条 学生毕业离校两个月内，学生档案室根据就业办提供的转档要求，通过机要转递转出档案，不准邮寄或本人自带。特殊情况须由学校和二级学院（系）领导批准。
第十七条 毕业前报考研究生、专升本、公务员等需要调档政审的学生档案，凭相关录取院校和录用单位的调档通知书进行转递。
第十八条 因各种原因终止学籍（退学、休学、开除等）的学生档案（以文件为准），由教务处和二级学院（系）辅导员及时将学生在校期间产生的各类材料归档，由学生档案室将其档案转递至其家长（监护人）户口所在地的档案管理部门。
第十九条 转学学生的档案由教务处和二级学院（系）辅导员及时将其在校期间产生的各类材料归档，由学生档案室负责转至相关院校学生档案管理部门。
第二十条 缓授学历、学位学生档案暂不能转出，因特殊情况需转出的应由学校和二级学院（系）领导批准。
第二十一条 转递学生档案时，应将《学生档案转递单》放入档案袋内，在收到《学生转递单》回执后，及时更新学生档案数据库。
第六章 附则
第二十二条 本办法适用于上海建桥学院本专科学生。
第二十三条 本办法由学校综合档案室负责解释。
第二十四条 本办法从2012年5月14日起实施。