学校文件的内容原则上由各职能部门依据各自职能提出，部门负责起草公文的基本内容。
各部门以学校名义制发公文，应当确实有必要。
需要以学校名义制发的公文，可以理解为该公文形成后最终需要盖学校公章，否则不用以学校名义发文。
各部门自身职能范围内可以决定、公布、通知的事项（指盖部门印章的），可以自行制发部门文件，不必使用学校名义。
以学校名义制发的公文，要符合学校公文的制发标准和语言文字规范，确保公文的质量。
第一步：主办部门拟稿，文稿上传OA系统
首页——事务——行政办公——发文登记，根据发文机关（落款）的不同，准确选择发文类别
（注意：务必准确选择发文机关的全称，即发文盖章的落款）
第二步：主办部门（拟稿部门）负责人审核
各部门负责人应当对公文的内容、质量、必要性把关负责。
各部门负责人应当主动提出，并确保所发公文内容已经经过相关职能部门会签、协商。
第三步：提交学校办公室预审
第四步：学校办公室核稿、拟办
对不符合发文条件、未达到发文质量标准和未充分会签、协商的发文，学校办公室有权退回发起部门。
第五步：由学校办公室提交给分管领导审核
第六步：主管校长签发文件
第七步：拟稿人校对文件修改情况并定稿
拟稿人务必打开文件，认真校对每一步会签、核稿、审核、签发过程中产生的修改建议和意见，并对修改结果进行确认，一旦选择送印，则意味着认可其他人对公文内容作出的修改。
第八步：学校办公室秘书将定稿的公文排版、编发文号、打印和盖章
第九步：形成正式公文，发布和归档。
学校公文依照保密程度、内外场合等确定是否在学校网站上发布，并不是所有的公文都会上网信息公开，未外网公开的公文请至内网查询。