1.“建桥邮箱”是学校日常行政管理和运行的基本办公工具，每一位专职教职员工应当积极使用，并为内外沟通的主要工具。启用后，应当妥善设置好邮箱的密码，同时对邮件的内容和发送、接收的行为负责。
2.全校各部门、各级各类工作人员在日常工作的过程中，凡是能够通过“建桥邮箱”发送的公务邮件和材料、通知等，一律以电子文档的形式使用“建桥邮箱”发送，避免浪费纸张进行印刷、或以人工通知等其它方式降低效率。
3.教职工在印制名片时，应当使用以gench.edu.cn结尾为后缀的“建桥邮箱”，以表示建桥专职教职员工的身份。教职员工在日常工作和对外交流交往的过程中，应当统一使用“建桥邮箱”发送工作邮件，对非学校域名后缀邮箱发出的工作邮件，应当辨别。
4.教职工应当及时登录“建桥邮箱”处理邮件。
5.“建桥邮箱”的推广和账号管理部门是校长办公室，技术维护部门是信息化办公室，上述部门要做好邮箱使用的服务工作，及时处理教职工在使用过程中反馈的各类问题。