各单位：
为进一步加强合同订立过程管理，2024年7月10日起，凡以“上海建桥学院有限责任公司”“上海建桥学院”名义对外洽谈及订立签署合同、协议等涉及法律责任和确定权利义务关系要求的约定性材料（以下简称“合同”）和需要学校法定代表人签署的备忘录、意向书、承诺书等其他法律文件，必须按照以下最新流程和要求办理法务审核：
1.负责合同起草过程（或接受对方提供格式文本）的经办人员是合同签订内容审核的第一责任人，其所在部门的主要领导是合同签订的主要审核责任人，参与审批、会签的各级经手人员均为相关审核义务责任人。
2.合同内容应当充分斟酌、论证、会签和征询相关单位意见，经相关部门会签、所在单位主要领导审核确认后，可填写《合同审查意见书》SJQU-QR-XB-027后以在线的形式提交法务审核。（注意：合同送审表必须使用ISO四阶表单中的最新版本，下载地址为：iso.gench.edu.cn/xgjl）
3.提交法务的方法为：将填写好的《合同审查意见书》和部门审定确认的合同内容文本电子稿（确实没有电子文档的，可扫描成pdf格式）发送至合同送审专用邮箱：zhaohuahang@126.com，同时抄送至合同备案专用邮箱：hetong@gench.edu.cn。（合同送审邮箱一般在1-2个工作日内做出审查意见回复）。
邮件标题格式为：上海建桥学院×××单位《×××》合同
邮件内容格式为：联系人：×××；联系电话：×××；备注说明：×××
邮件附件必须包括：《合同审查意见书》、合同内容文本电子稿
（以上程序均在线进行，即日起不必再前往图书馆S402办公室办理线下送审）
4.待【合同送审专用邮箱】做出回复邮件。若获得问询或修改建议的回复，请做出解释说明和修改完善后再次送审；若获得明确同意的回复，将打印好的《合同送审表》、《回复邮件》和修改后的最新合同打印版本3份材料（缺一不可）一起提交下一步学校领导签批。
5.根据最新监管要求，合同协议和上报表格等涉及学校责任、义务的材料盖章处必须有授权代表或经办人员亲笔签字并写明年月日，不得在内容空缺的材料上盖章，不得“只有盖章、无人签名”，未经学校授权或同意，不得使用电子签名样式图片、代字章等替代本人亲笔签字。
6.未严格按照以上要求完成送审的材料，学校办公室、资产管理处、财务处将不予受理用印盖章、采购和资金兑付等事项。
请各单位提前预留足够的审批时间余量，高度重视合同签订工作的严肃性和重要性，强化各级签批人员的风险意识、责任意识，在今后的工作中严格执行。
本流程为暑期临时性过渡措施，新学期如有最新调整将再进行通知。
学校办公室 资产管理处 财务处
2024年7月10日