各学院、部门：
为进一步加强合同订立过程管理，2024年7月10日起，凡以“上海建桥学院有限责任公司”“上海建桥学院”名义对外洽谈及订立签署合同、协议等涉及法律责任和确定权利义务关系要求的非采购类约定性材料（以下简称“合同”）和需要学校法定代表人签署的备忘录、意向书、承诺书等其他法律文件，已按照新的流程和要求开展法务审核，根据暑期实际操作情况，为进一步优化流程、提高效率、方便办事，2024年9月起，试行将纸质《合同审查意见书》并入新的印章使用审核系统，将原人工流转纸质表单审批转变为OA系统在线流转审批。
现各位师生只要登录新信息门户 - 行政办公 -“印章证照使用申请（学校印章）”填报界面，按要求填报内容，并在“分类选择”中正确选择对应的选项（如下图，可多选，务必准确选择），便可通过该系统线上提交给学校法务完成审核和相关领导审批。
（注意：务必准确、完整的上传全部送审合同文本、过程性材料、背景材料和其他相关的材料）
对外付款（采购类）合同的审核按集团和学校物资申购的有关规定另外执行，不可在此系统提交。
法务完成审核后，系统将会自动流转到下一步。若法务审核没有通过，系统流程将退回（驳回）至申请人，请申请人根据“法务审批意见”做出解释说明和修改完善后再次送审。
申请人可在系统中查看当前审批进度。
其他要求：
1.负责合同起草过程（或接受对方提供格式文本）的经办人员是合同签订内容审核的第一责任人，其所在部门的主要领导是合同签订的主要审核责任人，参与审批、会签的各级经手人员均为相关审核义务责任人。
2.合同内容应当充分斟酌、论证、会签和征询相关单位意见，经相关部门会签、所在单位主要领导审核确认后，可提交合同法务送审。
3.经学校法务审核、领导审批后的合同，才能提请双方盖章，一般应先盖对方章。
4.合同应当先签字后盖章，并填好要素和日期。根据最新监管要求，合同协议和上报表格等涉及学校责任、义务的材料盖章处必须有授权代表或经办人员亲笔签字并写明年月日，不得在内容空缺的材料上盖章，不得“只有盖章、无人签名、不写日期”，未经学校授权或同意，不得使用电子签名样式图片、代字章等替代本人亲笔签字。
5.未严格按照以上要求完成送审的材料，学校办公室、资产管理处、财务处将不予受理用印盖章、采购和资金兑付等事项。
请各单位提前预留足够的审批时间余量，高度重视合同签订工作的严肃性和重要性，强化各级签批人员的风险意识、责任意识，在今后的工作中严格执行。
说明：本系统正在试用，如有疑问可反馈至学校办公室
咨询方式：学校办公室 58137788（李老师），信息化办公室 68190088（钱老师）
本办事指南即日起执行。
学校办公室
2024年8月30日