档案管理

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综合档案室是学校专门负责档案管理工作的业务部门,隶属于学校办公室。

自2000年4月正式建校后,学校就十分重视档案材料的积累和保管,2003年成立了上海建桥学院档案工作领导小组。领导小组组长由校长担任,副组长为校办主任,人事处、教务处、学生处、招生办、资产处等职能部门和二级学院的部门负责人为领导小组成员。领导小组下设综合档案室,明确综合档案室负责日常档案管理和档案法制法规宣传工作。即:负责全校党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、实物、声像等各类档案及相关资料的集中统一管理。

学校综合档案室现有专职档案员2名,1名负责文书档案,1名负责学生档案。档案工作实行部门立卷归档制度,已形成了覆盖全校的档案工作网络,建立了一支业务水平扎实的专兼职档案员队伍。现有立卷单位31个,兼职档案员27人。兼职档案员负责各部门日常产生的各类文件材料的收集、整理、预立卷、归档工作,定期不定期地接受学校综合档案室的业务培训,并由各部门分管领导为第一责任人,形成了档案管理的三级网络。学校的档案工作步入正常化轨道,由综合档案室集中统一管理。

综合档案室现位于临港校区图书馆南区一楼,总面积为447.6平方米。办公区、阅档室、库房已做到三分开,库房分学生档案室和文书档案室。学生档案室保管16000多名在校生的学生档案以及历届遗留的毕业生档案。建校至今累计存档5万多卷(截止至2017年12月),保存了党政、教学、科研、产品 、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物十二大类档案。

学校档案工作坚持规范化、标准化管理的方针,贯彻依法治档的精神。2003年至今,已先后制定和健全完善了《上海建桥学院档案管理办法》、《上海建桥学院档案实体分类法》、《上海建桥学院档案工作岗位责任制》、《上海建桥学院档案归档范围的确定》、《上海建桥学院档案文件材料的部门立卷和归档流程》、《上海建桥学院部门档案预立卷制度》、《上海建桥学院档案保密安全制度》、《上海建桥学院档案借阅利用制度》、《上海建桥学院档案库房管理制度》、《上海建桥学院档案统计制度》、《上海建桥学院档案立卷部门归档范围和保管期限》、《上海建桥学院人事档案管理办法》和《上海建桥学院学生档案管理办法》等档案管理制度,对学校各二级学院(直属系)和处、室、部在收集、整理、预立卷、归档操作等方面进行了规范和要求。基本上形成了学校档案工作有法可依,部门立卷归档有章可循,档案工作依法开展的新局面。

2008年初,学校综合档案室已使用“南大之星”档案管理系统软件,为学校文件资料的管理和档案的保管利用提供了坚实的基础,初步实现了档案的现代化管理。学校在示范性高等院校达标、申办本科层次、文明单位评选、本科教学评估等工作中,综合档案室提供了大量的、有价值的文件资料,为学校抓住机遇、谋求发展提供了文字材料的保证。2003年上海市档案馆开馆前期,学校综合档案室为档案馆提供了2张照片档案被该馆收藏。这是改革开放以来,上海民办高校教育发展历史的唯一2张被上海市档案馆收藏的历史资料。

  

(数据截止时间为2017年12月)



综合档案室工作人员服务守则:

热情接待 文明服务

仪表端庄 礼貌服务

有求必应 周到服务

熟悉业务 高效服务

遵纪守法 规范服务

言行一致 诚信服务

 





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